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关于2021年7月毕业研究生档案转递的通知
发布时间:2021-06-11 16:09:53.0

 

各研究生培养单位:

毕业研究生的人事档案是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据,涉及毕业生的切身利益。因此,将毕业生档案准确、及时、安全地转递到接收单位对于毕业研究生非常重要。请各培养单位高度重视毕业研究生档案转递工作,并安排专人负责相关工作。

根据学校相关工作安排,毕业研究生档案转递方式统一为中国邮政EMS。离校前,请每位毕业研究生及时填报、确认档案转递信息。完成档案转递后,将在bc体育官网上公布EMS邮寄单号,请注意跟踪档案转递信息,确保档案按时、安全到达档案接收单位。

毕业研究生档案转递具体流程如下:

一、毕业生确定档案去向并网上填报转递信息

填报对象范围:20217月毕业研究生,包括毕业获学位的研究生,申请硕博连读、结业或肄业的研究生。

请各培养单位于615- 624组织毕业生确定档案去向:就业单位或升学单位可以接收档案的,档案直接转递至相应单位;暂未就业毕业生和就业单位不接收档案的毕业生,档案转递回生源地人才就业管理服务机构;培养方式为定向的研究生,档案转回签署定向协议的单位。同时毕业生需登录“研究生管理信息系统”(http://ehall.ynu.edu.cn/new/index.html),在档案管理功能模块自主填报档案转递信息。

1.非定向毕业生

转递去向为云南省人才服务中心、昆明市人才服务中心、云大读博的同学,直接在“档案接收部门”名称下拉框中选择对应的接收单位名称即可,并上传相关证明材料(如:三方协议、调档函或接收函)。

转递去向为上述单位以外的接收单位,“档案接收单位类别”选择“其他”,请根据系统各个字段的提示填写具体的档案转递信息,并上传相关证明材料(如:三方协议、调档函或接收函)。

转递去向为生源地的同学,请准确填写档案转递去向,并上传相关证明材料(如:调档函或接收函;若生源地人才就业管理服务机构不开具调档函直接接收档案的,需上传户口簿本人页)。

请确保上传证明材料内容与转递去向一致,否则审核不予通过。特别注意:接收地址只可填写就业单位或托管单位,不可由本人接收;“档案接收地行政区划”应逐级选择至“省//区(县)”,再进行后续信息填写。

2.定向毕业生

培养方式为定向的研究生,也需在系统填报档案转递去向,档案接收单位名称默认为签署定向协议的单位,不可修改;其它内容(如档案接收地行政区划、档案接收地街道信息、单位内接收部门、档案接收联系人、档案接收联系电话、档案接收地邮编等)请自行填报,并上传相关证明材料(如定向协议或盖有单位公章的工作证明)。

请确保上传证明材料的内容与定向单位名称等信息一致,否则审核不予通过。

 

二、培养单位审核毕业生档案转递信息

请各培养单位确定毕业研究生档案转递工作负责人(以下称档案负责人),在研究生管理信息系统-档案管理功能模块对毕业生填报的档案转递信息进行审核,注意严格对照毕业生上传的证明材料是否与填报档案转递信息一致,若不一致则审核不通过。

审核通过即可进入研究生院审核程序。

 

三、毕业生网上确认转递信息

请各培养单位于615- 624组织毕业生登录研究生管理系统,在档案确认功能模块,确认已被审核过的档案转递信息。超过截止时间未确认的,系统将默认为转递信息正确无误。

1.审核未通过的

请根据审核意见重新填报转递去向,待审核通过后,再进行档案转递去向信息确认。

2.审核通过且填报信息无误的

审核状态为审核通过,若所有字段核对正确无误,即可点击确认钮,完成确认后,离校系统内研究生院(档案)环节将自动更新为审核通过状态。

3. 信息确认后仍需进行修改或未登记的

信息确认后仍需进行修改的同学,请于77- 79携带三方协议或调档函原件至研究生院档案室修改相关信息。

 

四、培养单位收集整理学籍材料

请各培养单位于77日之前组织收集整理需要移交的研究生学籍材料,学籍材料分为学生装档材料学生归档材料两种类别(材料具体清单详见附件2。所有材料需按学号升序(上小下大)排列整理。

需要移交学籍材料的毕业研究生包括:20217月获学位的研究生,申请硕博连读、结业或肄业的研究生。其中,获学位的研究生以学位办公室公布的名单为准,申请硕博连读、结业或肄业的研究生以培养办公室公布的名单为准。

 

五、培养单位移交学籍材料及装档

请各培养单位于77- 715日期间,按照装档时间安排(详见附件1由档案负责人组织人员到档案室进行材料移交、装档、录入、密封及核对,并按转递去向类别进行分类打包。

移交的材料包括:

1.学生装档材料(材料清单详见附件2

2.学生归档材料(材料清单详见附件2

3.毕业生党员材料交接登记表(模板见附件3,需院级党组织领导签字,加盖单位党委公章,由学院组织员与学院档案负责人进行交接)

4.档案交接材料清单(以研究生院学位办公室公布的名单为准)

 

六、注意事项

1.请各培养单位务必高度重视并妥善处理毕业研究生档案转递事宜,按时完成毕业生档案转递信息填报审核工作和学籍材料归档工作,并督促毕业生按时完成档案转递去向填报和确认工作,否则由此产生的不良后果由各培养单位和毕业生本人承担。

2.请各位毕业生填报档案转递去向信息前应与所填档案接收单位联系并办好接收手续、确认该单位能够接收档案,按时填报并确认档案转递去向信息,且确保上传证明材料的真实性和清晰度,否则导致档案转递错误、退回、遗失或由此产生其他不良后果由毕业生本人承担。

 

研究生院档案室地址:呈贡校区北门敬宾楼1201

联系人:梁老师         联系电话:0871-65033328

 

附件:

1.各培养单位装档时间安排(20217月)

2.研究生学籍材料清单(20217月)

3.bc体育毕业研究生党员档案交接登记表

 

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